Image
Artikkeli kuva

Ohjeita hakijalle

Kokosimme yhteen hakijoiden UKK:n eli usein kysytyt kysymykset. Täältä löydät vinkkejä hyvän hakemuksen tekemiseen, käytännön ohjeita ja tukiaineistoja Luova Eurooppa -ohjelman MEDIA- ja CROSS-tukien hakemiseen. Muistathan että Media Deskin tiimiltä voit aina kysyä neuvoja!

Miten haen Luova Eurooppa -ohjelman tukia?

Aloita ajoissa! MEDIA- ja CROSS-tukien hakemukset ovat laajoja kokonaisuuksia. Hakujärjestelmän käyttöönotto ja oppiminen vie aikaa ja moniin hakemukseen vaaditaan useita pakollisia liitteitä. Hakemuksen tekemiseen voi mennä yllättävän paljon työaikaa. Hakuprosessi kannattaa aloittaa heti kun haku on avautunut tutkimalla hakuohjeita eli hakukohtaista call documentia, sekä vaadittuja liitteitä. Tee itsellesi aikataulu: päätä mihin mennessä kirjoitat minkäkin osan hakemuksesta ja milloin viimeistelet liitteet.

Luo EU-login ja rekisteröidy hakijaksi. Kaikki hakuprosessin vaiheet hoidetaan sähköisesti EU:n Funding & Tenders -hakuportaalissa. Luo henkilökohtainen EU-login-käyttäjätunnus, jolla pääset sisään -hakuportaaliin, ja organisaatiollesi PIC-koodi eli tunnistuskoodi EU-ohjelmien osallistumisrekisteriin.

Osallistu hakuinfoon. Infotilaisuuksia tuista järjestää sekä EU:n toimeenpanovirasto EACEA että Suomen yhteyspiste Media Desk.

EACEA:n infotilaisuudet ovat kattavia tietopaketteja hauista. Infot pidetään englanniksi Brysselistä käsin webinaareina Webex-alustalla, ja niitä voi seurata selaimen kautta. Tilaisuudet nauhoitetaan ja tallenne on katsottavissa tapahtuman jälkeen Vimeosta.  Tilaisuuksien esitykset jaetaan jälkeenpäin PDF:inä. Vuoden 2026 MEDIA ja CROSS -hakujen infojen osallistumislinkit, tallenteet ja esitykset löytyvät koostettuna EACEA:n sivuilta. 

Media Desk järjestää infotilaisuuksia erityisesti Median alaohjelman sisältötuista (Slate, Co-Development, Video Games & Immersive Development) sekä valikoiden muista hakukierroksista. Tiedotamme tilaisuuksista verkkosivuillamme, uutiskirjeessä ja sosiaalisen median kanavissamme. Tilaisuudet tallennetaan ja tallenteeseen lähetetään katselulinkki rekisteröityneille. Tilaisuuksien diat ovat ladattavissa jälkeenpäin haun sivulta.

Pyydä hakemuksestasi palautetta. Suomen Media Desk auttaa hakijoita paitsi neuvomalla hakemuksen tekemisessä, myös kommentoimalla hakemuksia. Yhteystietomme löytyvät Media Deskin verkkosivuilta.

Jotta voimme antaa sinulla palautetta hakemuksestasi parhaalla mahdollisella tavalla, sovi kanssamme etätapaaminen hakemuksen läpikäyntiä varten, ja toimita hakemuksesi materiaalit meille sähköpostitse vähintään kahta työpäivää ennen tapaamispäivää, jotta ehdimme tutustua niihin. Tiimi käyttää tapaamisten sopimiseen sähköistä varauskalenteria – saat linkin siihen pyytämällä.

Syötä hakemus hakuportaaliin hyvissä ajoin. Hakemuksen syöttäminen EU:n Funding & Tenders -järjestelmään on hakemuksen jättämisen viimeinen vaihe. Hyvä nyrkkisääntö on asettaa itselleen takaraja hakemuksen syöttämiseen kahta päivää ennen haun deadlinepäivää. Näin sinulla on aikaa reagoida yllättäviin teknisiin ongelmiin tai siihen viime hetkellä vastaan tulevaan kysymykseen, jonka olit ehtinyt unohtaa.

Miten PIC-koodi haetaan?

Hakuprosessin käynnistämiseen tarvitset PIC-koodi (Participant Identification Code), joka on organisaatiokohtainen tunnistuskoodi EU-ohjelmien osallistujarekisterissä.

Voit hakea edustamallesi organisaatiolle PIC-koodin jo ennen rahoitushaun avautumista. Jos organisaatiollasi on jo PIC-koodi, voit käyttää samaa koodia uusissa hauissa. Kannattaa kuitenkin selvittää, kuka organisaatiossasi vastaa EU-ohjelmien osallistujarekisterissä olevien tietojen ylläpidosta eli toimii nk. LEAR-henkilönä (Legally Appointed Representative).

Yhteistyöhankkeissa tarvitaan myös hankekumppaneiden PIC-koodit. Myös heidän täytyy siis ajoissa hoitaa oma rekisteröitymisensä osallistujarekisteriin.

Aloita luomalla henkilökohtainen EU-login -käyttäjätunnus. Osallistujarekisteristä voit hakea organisaatiollesi PIC-koodin seuraamalla rekisteröitymisohjeita.

Vaikeuksia hakemusten liitteiden kanssa?

Oheiset vinkit MEDIA ja CROSS -hakemusten tekemiseen eivät ole EU-komission virallisia ohjeita, eivätkä korvaa Funding & Tenders -portaalin ohjeita, Call Documentin ohjeita tai suoraan rahoittajalta saatavia ohjeita.

Ohjelmistot liitteiden laatimiseen

Media Deskin testien ja hakijoilta saadun palautteen perusteella hakemuksiin tarvittavien .rtf ja .xlsx -muotoisten liitetiedostojen avaamiseen ja täyttämiseen luotettavin ratkaisu on käyttää Word Desktop ja Excel Desktop -ohjelmistoja PC-ympäristössä.

  • Toimimattomat vaihtoehdot PC:llä: Word for Web, Excel for Web, Google Docs ja Google Sheets
  • Ei testattu: LibreOffice PC:llä

Mac- ja iOS-käyttäjille suositeltuja vaihtoehtoja ovat LibreOffice sekä Word Desktop ja Excel Desktop, mutta näiden kanssa liitteissä saattaa esiintyä ongelmia.

  • Toimimattomat vaihtoehdot Mac / iOS:llä: TextEdit, Pages, Numbers, Word for Web, Excel for Web, Google Docs ja Google Sheets

Application Form (Part B)

Kaikissa MEDIA-hakemuksissa pakollisen Application Form (Part B):stä tekee haasteellisen vaakasuuntaiset sivut, jotka tiedostopohjassa alkavat sivulta 13. Mallidokumentista näet miltä lomakkeen tulisi näyttää: tässä PDF-mallissa form B alkaa sivulta 17.

Tiedostopohja ladataan hakujärjestelmästä RTF-formaatissa, ja monissa tekstinkäsittelyohjelmissa tiedoston muotoilu hajoaa avattaessa. Testiemme mukaan sivujako toimii varmimmin oikein Word Desktopissa. Wordin uusi, selaimessa toimiva versio ei tue RTF-formaattia, ja Google Docsilla, Macin TextEditillä ja Pagesilla avatessa tiedoston muotoilu hajoaa.

Myös Libre Officea voi kokeilla ja ilmaisena ohjelmistona se ei aiheuta hakijalle lisäkuluja. Tarkista silloin, että sivut 13-21 ovat vaakamallisia. Omissa testeissämme iOSissa ja Linuxissa Libre Office toimi hyvin, mutta hakijoilla on ollut haasteita.

Kun tiedostopohja avautuu oikein, suosittelemme että tallennat siitä kopion .docx-muotoon työstämistä varten. Docx-dormaatti on RTF:ää uudempi ja säilyttää muotoilut paremmin. Liite toimitetaan Funding & Tenders -palveluun lopulta PDF-muodossa.

Lomaketta täyttäessä tarkista huolellisesti jokaisen kysymyksen kohdalta, koskeeko se hakemaasi tukea, ja miten vastaus hakemasi tuen kohdalla muotoillaan. Tiedon löydät harmaasta laatikosta vihreällä värillä.

Merkintä n/a tarkoittaa “not applicable”, eli tähän kysymykseen ei tarvitse vastata. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa kysymys 1.4 ei koske European Film Distribution -tuen ja muita mainittujen tukien hakijoita.

Lomake on pitkä ja sen muotoilu voi olla hankalaa. Lomakkeesta voi poistaa tekstiä ja ohjeita, jotka eivät koske tukea, jota olet hakemassa. Lomake on silloin helpompi hallita ja lukijallekin selkeämpi. Ole kuitenkin erityisen huolellinen lomaketta muokatessa.

Älä poista lomakkeeseen kuuluvia tageja. Tagit näkyvät lomakkeen laatikoiden alareunassa harmaana tekstinä ja ovat muotoa: #@APP-FORM-CREAMEDIA@#. 

Kuvassa esimerkki lomakkeen muokkauksesta European Slate Development -hakemusta varten.

Creative Dossier

Creative Dossier on pakollinen liite mm. European Slate Development, European Co-Development ja Video Games and Immersive Content Development -hauissa. Koska hakijoilla on ollut teknisiä haasteita liitteen avaamisessa, Suomen Media Desk on tuottanut erilliset ohjeet dokumenttiin liittyen.

Kun rahoitus myönnetään: Ohjeita GAP-vaiheeseen

Kun hanke menestyy haussa ja hyväksytään tuettavaksi, hakija saa sähköpostitse tiedon päätöksestä sekä siirtymisestä ns. Grant Agreement Preparation -vaiheeseen (GAP), jossa EU-rahoitussopimus valmistellaan. Varsinainen päätöskirje löytyy Funding & Tenders -portaalista. Sekä koordinaattorilta että partnereilta edellytetään toimia portaalissa.

GAP-vaiheessa hakija laatii rahoitussopimuksen yhdessä Luova Eurooppa -ohjelmaa hallinnoivan EACEA:n (European Education and Culture Executive Agency) kanssa. Samalla tarkistetaan hankkeessa mukana olevien organisaatioiden tiedot EU:n osallistujarekisterissä. Tähän liittyen hankkeen koordinaattori ja partnerit voivat saada erilaisia tarkentavia tietopyyntöjä.

Suomen Luova Eurooppa -yhteyspiste on koonnut hakijoille epäviralliset, suomenkieliset ohjeet hakijalle GAP-vaiheen tueksi. Ohjeessa kerrotaan vaiheista, joihin hakijan kannattaa varautua ja listataan hyödyllisiä verkkolinkkejä lisätietoa varten. Tietopyyntöjen sisältö ja aikataulut on kuitenkin aina varmistettava virallisista yhteydenotoista.

Huomaathan, että nämä ohjeet ovat epäviralliset eivätkä korvaa Funding & Tenders -portaalin tai rahoittajan antamia virallisia ohjeita, aikatauluja ja vaatimuksia.

Lisätietoja ja linkkejä